Come archiviare documenti cartacei

Viviamo nell’era digitale e tutti i documenti si stanno trasformando, la carta tuttavia è ancora al centro della nostra vita. Andiamo a scoprire come archiviare documenti cartacei in modo da poterli ritrovare con facilità.

Avere un archivio organizzato consente di renderci la vita molto più semplice e ci mette al riparo da spiacevoli inconvenienti, anche di natura economica, che possono essere generati dallo smarrimento di una bolletta o di un documento importante.

Prestate quindi la massima attenzione alla nostra guida e alla fine della lettura avrete tutti gli strumenti per creare un perfetto archivio di catalogazione di documenti cartacei.

Indice:

• Come archiviare documenti cartacei
• Archiviare documenti: gli strumenti
• Archiviare documenti e bollette
• Archiviare documenti di garanzia
• Archiviare la posta
• Per quanto tempo tenere conservati i documenti cartacei

Come archiviare documenti cartacei

Avere i propri documenti in disordine genera spesso una gran perdita di tempo, quando si è infatti alla ricerca di un determinato documento capita spesso di impiegare troppo tempo per trovarlo. Ecco perché è di essenziale importanza avere una corretta archiviazione dei documenti cartacei.

Sia che siate dei professionisti, sia che siate dei privati, avere un archivio bene organizzato per i vostri documenti cartacei vi consentirà di evitare inutili perdite di tempo che spesso si rivelano dannose per la vostra attività o per la vostra vita.

I documenti cartacei che ancora impegnano parte della nostra vita sono piuttosto numerosi e il primo istinto di tutti sarebbe quello di prenderli in blocco e gettarli via. Questo tuttavia non è possibile poiché alcuni documenti devono essere conservati per un certo periodo di tempo per prevenire la possibilità che ci venga richiesto di esibirli per dimostrare dei pagamenti. Non c’è quindi soluzione migliore di creare un archivio ben strutturato aggiornandolo di anno in anno, in modo da trovare con estrema semplicità quello che stiamo cercando.

Se vi state chiedendo quale sia il modo migliore per archiviare i documenti cartacei la risposta è certamente utilizzare delle categorie. Le categorie possono essere create a vostro piacimento, generalmente si distinguono i vari faldoni in base all’anno e all’interno è possibile suddividere in sottocategorie, sfruttando delle cartelline o dei fogli trasparenti, dividendo ad esempio le bollette dai documenti di garanzia.

Archiviare documenti: gli strumenti

Il segreto per una corretta archiviazione dei documenti è certamente utilizzare gli strumenti giusti, vediamo quali sono quelli che possono fare al caso nostro.

Per prima cosa parleremo delle buste in plastica trasparente che sono piuttosto resistenti e proteggono il documento da strappi o macchie ed hanno inoltre il pregio di rendere da subito leggibile il documento stesso, evitando di perdere tempo per sfilarlo e rinfilarlo. Molto utilizzate per conservare documenti all’interno di faldoni.

Anche cartelle e cartelline con elastico sono spesso utilizzate con questo scopo essendo fatte di diversi materiali piuttosto resistenti, come cartoncino o plastica, proteggono a dovere i documenti e servono per raccogliere insieme più documenti di una stessa tipologia.

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Utilissimi anche i raccoglitori ad anelli che hanno una copertina rigida che gli consente di mantenersi in piedi ed essendo appunto dotati di anelli sono totalmente personalizzabili. Anche i faldoni possono essere utilissimi, questi strumenti vengono molto utilizzati nella pubblica amministrazione che ha ancora a che fare con numerosi documenti cartacei. Un faldone in sostanza è una cartella di carta chiusa su tre lati con due o più fettucce.

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Per finire, per creare un perfetto archivio per documenti non bisogna dimenticare di fare scorta di etichette e separatori che ci aiuteranno molto sia nel catalogare che nel consultare i nostri documenti.

Archiviare documenti e bollette

Al giorno d’oggi molti pagamenti avvengono online o con domiciliazione bancaria, in questo caso non c’è il problema delle ricevute da conservare. Chi invece paga ancora le bollette in posta o dal tabaccaio dovrà necessariamente conservarne la ricevuta. Sarà quindi possibile inserire nel nostro faldone relativo all’anno in corso una cartellina su cui apporre un’etichetta con scritto “bollette” e poi suddividerla al suo interno con sottocategorie delle diverse utenze: telefono, elettricità, gas, acqua ecc. racchiuse in fogli di plastica trasparenti.

Esistono poi dei documenti che vanno conservati per più tempo, per i quali è il caso di utilizzare dei faldoni appositi divisi per categorie. Ad esempio, creando un faldone “casa” sarà possibile conservare i documenti relativi alla compravendita della vostra abitazione, alla richiesta del mutuo, contratti di proprietà. Lo stesso vale per i documenti come il certificato di residenza, certificato di matrimonio e tutto quello che non ha una scadenza.

Archiviare documenti di garanzia

Il nostro consiglio è di conservare con attenzione tutti i documenti di garanzia relativi agli acquisti di prodotti di varia natura come: elettrodomestici, dispositivi informatici, prodotti di elettronica. La garanzia vi consente di ottenere la riparazione o la sostituzione del prodotto e generalmente si estende per 24 mesi, periodo per cui sarà necessario conservare con cura i relativi documenti di garanzia e non c’è modo migliore che farlo che creando un apposito faldone o una cartellina con elastico, in modo che non si rischi che vadano dispersi.

Inoltre, insieme ai documenti di garanzia bisogna conservare anche gli scontrini o le fatture, in modo da poter difendere al meglio i propri acquisti ed evitare qualsiasi tipo di problema. Il suggerimento in più per la creazione del faldone relativo ai documenti di garanzia è quello di suddividerli in sottocategorie relative all’anno di acquisto, in modo da eliminare i documenti che ormai non sono più relativi ad una garanzia in atto.

Archiviare la posta

Ormai la posta cartacea è decisamente diminuita in volume rispetto al recente passato, grazie allo sviluppo delle comunicazioni telematiche ed alla diffusione della posta elettronica. Alcune comunicazioni tuttavia continuano ad essere inviate tramite posta tradizionale ed è decisamente indicato suddividerle e poi archiviarle in tempo reale, evitando così di smarrirle.

Per quanto tempo tenere conservati i documenti cartacei

Per poter dimostrare l’avvenuto pagamento di alcune fatture relative a servizi privati o pubblici è spesso opportuno conservare i documenti cartacei fino a quando i crediti non cadono in prescrizione, in modo da evitare di pagare una seconda volta in caso di contestazione.

Possiamo dire che indicativamente le ricevute di pagamento delle utenze: luce, gas, telefono, acqua, imposte sugli immobili, sulla nettezza urbana, imposte comunali, modulo F24, devono essere conservare per 5 anni.

Anche le ricevute di pagamento relative all’affitto e le spese condominiali, le rate del mutuo, le multe automobilistiche, devono essere conservate per 5 anni. Il termine è invece di 3 anni per il bollo auto, le cambiali e le fatture dei professionisti. Molto importante, generalmente le dichiarazioni dei redditi devono essere conservate per 5 anni ma se sono state effettuate opere di ristrutturazione edilizia e di riqualificazione energetica sarà necessario conservarle per 15 anni perché le detrazioni relative a questo tipo di lavori sono rateizzate nel corso di 10 anni.

Insomma, ormai dovreste avere tutti gli strumenti per sapere come archiviare i documenti cartacei dando vita ad un archivio che possa creare un certo ordine nella vostra casa o nel vostro ufficio. La cosa più importante da fare a questo punto è quella di non perdere l’abitudine ad utilizzare il vostro archivio, evitando di accumulare le carte nei cassetti o sulla scrivania ma archiviarli direttamente di volta in volta non appena pagati.