Come funziona la conservazione sostitutiva dei documenti aziendali

In ambito aziendale i documenti vengono distribuiti in maniera molto ampia. C’è infatti la necessità di consultare varie volte lo stesso documento anche per applicare compiti differenti. Il fatto che un documento giri molte volte all’interno degli uffici in formato cartaceo fa perdere molto tempo. Inoltre tutto ciò può comportare l’insorgere di alcuni errori che si rivelano negativi per la produttività dell’azienda stessa. I processi possono essere soggetti a varie inefficienze, se ci si affida totalmente alla gestione dei documenti fisici. Per fortuna ci sono molte soluzioni offerte dalla tecnologia, che ci dà la possibilità di utilizzare documenti in formato digitale, cercando ridurre la carta attraverso un processo vero e proprio di dematerializzazione.

Che cos’è la conservazione sostitutiva dei documenti

La conservazione sostitutiva dei documenti aziendali è una procedura informatica che consente di archiviare e conservare dei documenti in formato digitale. Il tutto viene regolamentato anche da specifiche norme giuridiche che stabiliscono quanto sia importante utilizzare in questo senso la firma digitale e la marcatura temporale.

Attraverso la conservazione sostitutiva si possono eliminare i documenti cartacei che già esistono, si evita di produrre documenti cartacei, arrivando alla diretta generazione dei documenti digitali. Inoltre i documenti aziendali diventano condivisi, perché possono beneficiare dell’apporto di tutti gli esperti.

Nel tempo è garantita la validità legale di questi documenti informatici. C’è anche un risparmio evidente sui costi, perché la Pubblica Amministrazione e le aziende private possono risparmiare attraverso la conservazione digitale.

Quali soggetti sono coinvolti nella conservazione sostitutiva

Abbiamo già specificato che la conservazione sostitutiva e digitale dei documenti aziendali è disciplinata dalla legge. Per questo ci sono anche delle figure specializzate che si occupano di questo processo e che intervengono nel sistema di conservazione.

Questi ruoli sono detenuti dal produttore, dall’utente e da un’altra figura, che è il responsabile della conservazione. In particolare quest’ultimo ruolo ha degli adempimenti importanti da portare avanti. Si occupa della definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione, tenendo conto anche della tipologia dei documenti, deve occuparsi dell’aggiornamento periodico della conservazione, gestisce tutto il processo generando e firmando il pacchetto di distribuzione, detiene un vero e proprio manuale di conservazione e provvede alla duplicazione o alla copia dei documenti informatici, per tutelarne anche la sicurezza.

I pacchetti di informazioni

Anche a livello legale il sistema di archiviazione sostitutiva prevede la realizzazione di pacchetti di informazioni. Si tratta di veri e propri “contenitori” che racchiudono vari elementi, fra cui anche i documenti e i fascicoli informatici. Infatti la conservazione sostitutiva avviene attraverso l’archiviazione di questi pacchetti informativi.

Secondo le norme possiamo distinguere tre tipi di pacchetti. Il primo è il pacchetto di versamento, ovvero quelle informazioni che il produttore invia al sistema di conservazione secondo un formato prestabilito, che viene descritto all’interno del manuale di conservazione.

La seconda tipologia è rappresentata dal pacchetto di archiviazione. Si tratta di derivati del pacchetto di versamento, che viene suddiviso in più elementi anche attraverso la trasformazione secondo le norme attuali.

Infine esiste il pacchetto di distribuzione, che è il pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente che ne fa esplicita richiesta.

Da tutto ciò che abbiamo descritto si comprende benissimo come la conservazione sostitutiva dei documenti aziendali abbia enormi potenzialità, soprattutto nel miglioramento della gestione dei processi.

Ecco perché le norme legislative la regolano in maniera precisa, perché questa conservazione digitale deve essere sempre molto attenta, offrendo comunque numerosi vantaggi che non sono ottenibili in altro modo e che la conservazione cartacea non può affatto consentire di mettere in atto. Il futuro delle aziende si basa sempre più sulla conservazione elettronica dei documenti, da consultare ogni volta che se ne presenta la necessità.