Smart working: cos’è e come funziona il lavoro agile

Il fenomeno dello Smart working si sta diffondendo sempre di più nelle aziende italiane, grazie anche al quadro normativo di riferimento. In questa guida andremo a scoprire proprio tutto sullo Smart working: che cos’è, come funziona, come si evolverà.

Che cos’è lo Smart working

Capire cosa sia lo Smart working non è così immediato come si potrebbe pensare. In Italia se ne sente parlare molto spesso, soprattutto come conseguenza dell’emergenza coronavirus che ha sconvolto l’Europa.

Si può infatti dire che, forzate dall’emergenza sanitaria, le aziende italiane abbiano fatto partire la più grande sperimentazione di massa sullo Smart working che si sia mai vista. Tuttavia la fase di transizione che ha attraversato il nostro paese e i problemi che si sono ritrovate a fronteggiare le imprese non è stato semplice e non ha prodotto sin da subito un modello di Smart Working adeguato ma piuttosto una sorta di “telelavoro” vecchio stile.

Torniamo però al fulcro del discorso, per capire cosa sia lo Smart working non basta tradurlo in italiano alla lettera come “Lavoro intelligente” ma bisogna abbracciare una filosofia manageriale completamente diversa rispetto a quella che è nata e si è sviluppata negli ultimi cento anni nel nostro paese.

Lo Smart working infatti è una vera e propria filosofia manageriale fondata sulla flessibilità e l’autonomia di scelta per le persone, oltre che nella scelta degli spazi e degli strumenti da utilizzare, chiedendo in cambio un grado di responsabilità maggiore e più diretto sui risultati conseguiti.

In parole povere lo Smart Working è un vero e proprio modello organizzativo che si frappone tra l’individuo e l’azienda. Al dipendente è proposta una certa autonomia nella modalità di svolgimento del lavoro a fronte del raggiungimento di risultati. Il lavoro subordinato subisce quindi una netta trasformazione mediante un accordo tra datore di lavoro e dipendente, avendo la caratteristica di non avere vincoli orari o spaziali ma bensì essendo caratterizzato da un’organizzazione per obiettivi.

Lo Smart Working tuttavia non è da intendere soltanto come uno sviluppo del welfare aziendale ma piuttosto come un vero e proprio cambiamento culturale che sottende un cambiamento dei modelli aziendali.

Differenze tra Smart working e telelavoro

Nella concezione popolare i termini “Smart Working” e “Telelavoro” sono utilizzati spesso come sinonimi ma in realtà hanno due significati completamente diversi. Nello Smart Working infatti il lavoro viene svolto senza avere una postazione fissa, può essere svolto all’esterno dell’azienda o anche al suo interno, in base alle scelte del dipendente.

Nel telelavoro invece il dipendente lavora generalmente da casa propria e nel contratto è possibile specificare la necessità di raggiungere il posto di lavoro tradizionale in determinate circostanze. Nello Smart Working inoltre è presente il “diritto alla disconnessione”, questo vuol dire che tra il dipendente e l’azienda devono essere stabilite delle misure organizzative e tecniche che consentano di assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.

Grazie allo Smart Working è stato possibile favorire l’assunzione di categorie di lavoratori che altrimenti sarebbero impossibilitati a raggiungere il luogo di lavoro, avendo particolari esigenze di flessibilità oraria o malattie e problemi personali.

Smart Working: come funziona?

Se un’azienda decide di attuare un progetto di Smart Working deve quindi considerare di attuare un processo di cambiamento complesso che avrà un notevole impatto e che dovrà certamente partire da una considerazione molto importante degli obiettivi e dovrà stabilire degli standard su tecnologie, obiettivi manageriali e stile culturale dell’impresa.

Lo Smart Working è considerato come un nuovo modo di lavorare che offre un bilanciamento migliore tra produttività individuale e qualità della vita del dipendente. Si tratta di trovare il modo di usare sapientemente le innovazioni digitali per supportare e sviluppare tutti gli approcci strategici che portano allo sviluppo della collaborazione tra le persone e le diverse organizzazioni.

Come abbiamo avuto modo di specificare non bisogna considerare lo Smart Working soltanto come la possibilità di sfruttare le nuove tecnologie per lavorare da casa (telelavoro), bensì come un processo che porta ad una rivoluzione del modello di leadership e di organizzazione aziendale che vada a favorire il concetto di collaborazione e condivisione degli spazi.

In questo modo l’ufficio diventa “aperto” e lo spazio lavorativo è quello che favorisce al meglio la creatività delle persone, generando relazioni che oltrepassino i confini dell’azienda e consentano di sviluppare nuovi business tramite lo stimolo a creare nuove idee.

Smart Working e Coronavirus

In Italia, come è gradualmente avvenuto nel resto del mondo, il Coronavirus ha varcato i confini della nazione (ufficialmente dal 21 febbraio, rendendo lo Smart Working la principale misura adottata in molte realtà aziendali per cercare di evitare il rischio contagio, consentendo contemporaneamente di portare avanti le proprie attività.

Lo Smart Working non è stata ovviamente la soluzione per bloccare l’epidemia ma ha dato un grosso aiuto per ridurre i rischi ed attenuare i danni economici derivanti da questa emergenza. I lavoratori che hanno cominciato ad operare con lo Smart Working hanno ricevuto un credito di fiducia e hanno dovuto ricambiare con una buona dose d’impegno ma soprattutto mostrando capacità di autonomia che non sono sempre intrinseche nel classico lavoro in presenza.

L’arrivo del Coronavirus ha quindi rappresentato per l’Italia una tappa obbligata che ha però innescato un processo culturale che molto probabilmente non si esaurirà insieme all’epidemia ma andrà avanti per la sua strada. In particolare anche grazie al legislatore che ha introdotto con il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n.6 la sospensione delle attività lavorative per le imprese ad esclusione di quelle che possono essere svolte a distanza. Questo provvedimento, escogitato per contenere e gestire l’emergenza Coronavirus, ha dato la giusta spinta alle aziende italiane verso lo Smart Working.

Smart Working: i cambiamenti nella società

Ora che lo Smart Working ha cominciato a diffondersi certamente sarà molto difficile che tutto torni come era prima. Per questo è molto importante che le aziende comincino ad organizzarsi, proprio come dovranno fare i lavoratori che dovranno certamente impegnarsi per rendere la propria postazione casalinga il più comoda possibile.

Una diffusione dello Smart Working molto consistente porterebbe senza dubbio come conseguenza un rivitalizzarsi di numerosi mercati tra cui, come detto, quello dell’arredamento, proprio per rendere il più confortevoli possibili le postazioni di lavoro. Anche il mercato immobiliare potrebbe avere degli effetti benefici da un eventuale sviluppo generale dello Smart Working, avendo la possibilità di scegliere il proprio spazio di lavoro infatti non sarà più necessario vivere in prossimità dell’ufficio presso cui era necessario recarsi ogni giorno.

In questo modo molte persone potrebbero essere spinte a trasferirsi fuori città oppure allontanarsi di qualche chilometro, senza alcuna conseguenza pratica per la propria professione. Ovviamente si tratta di un processo molto lungo che si svolgerà negli anni a patto che si vada verso una stabilizzazione della scelta dello Smart Working come modalità principale di svolgimento delle attività.

Una cosa è certa, da quello che è stato possibile appurare durante questo periodo di sperimentazione dello Smart Working dovuto all’emergenza sanitaria, questa soluzione lavorativa è molto gradita ai dipendenti che si sentono più capaci di conciliare le esigenze lavorative con quelle familiare. Sotto un certo punto di vista lo Smart Working piace anche alle aziende, che hanno certamente un risparmio in termini economici e che spesso possono avere in cambio anche un aumento della produttività.

Il vero problema è stato evidenziato per i dirigenti ed i quadri intermedi che invece perdono gran parte del loro scopo nel momento in cui i dipendenti si organizzano da soli.  La figura del manager è infatti stata messa notevolmente sotto stress da questo nuovo tipo di organizzazione. Pur senza perdere il suo ruolo centrale infatti il dirigente è obbligato ad avere sempre molto chiari quali siano gli obiettivi da raggiungere e soprattutto deve avere sotto controllo i tempi necessari a portare a termine il progetto, poiché non ha facoltà di controllare in modo diretto ed immediato il lavoro dei suoi collaboratori.

In questo senso si andrà probabilmente in una direzione molto chiara, con gruppi di lavoro più piccoli da gestire per ogni manager che avrà comunque un invariato e fondamentale ruolo di coordinazione. Probabilmente è per questo che secondo alcune indagini la categoria meno propensa allo Smart Working sia quella degli over 60.

Smart Working e lavoro autonomo

I lavoratori dipendenti in Italia sono circa 19 milioni tra settore pubblico e privato. Molti hanno osservato che il lavoratore in Smart Working è sostanzialmente un lavoratore dipendente che si comporta come farebbe un lavoratore autonomo, dovendo dare conto soltanto dei risultati e non dell’orario di lavoro. Allora per quale motivo lo Smart Working dovrebbe continuare ad essere considerato lavoro dipendente?

In questi anni, anche a causa della crisi economica, le aziende hanno cercato di risparmiare, preferendo i costi variabili a quelli fissi e per questo invece di assumere dipendenti si stanno orientando verso lavoratori autonomi con partita Iva.

Smart Working: possibili scenari futuri

Con l’emergenza Coronavirus sono state soprattutto le grandi aziende, che ogni giorno ospitano un cospicuo numero di dipendenti in transito a dover necessariamente adottare delle misure per evitare la diffusione del virus, ricorrendo spesso al lavoro agile. Per ogni azienda infatti è stato individuato un numero massimo di dipendenti che possono accedere agli spazi mantenendo le distanze di sicurezza, la parte restante dei lavoratori ha invece dovuto, anche con la fase 2, continuare a lavorare in Smart Working.

Le istituzioni sono ormai consapevoli di quanto sia importante consentire ai dipendenti di lavorare in modo flessibile, sia rispetto agli orari che al luogo di lavoro sfruttando le nuove tecnologie digitali. Già nel giugno 2017 infatti è stata varata la legge 8172017 recante misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile dei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato, cercando di disciplinare per la prima volta il lavoro agile in Italia.

Se con l’emergenza Coronavirus è stato “obbligatorio” sperimentare queste nuove modalità di lavoro, a causa del previsto rallentamento dell’economia il mercato del lavoro subirà probabilmente un notevole contraccolpo che porterà alla scomparsa di molte professioni proprio come avvenuto con l’idea di “posto fisso”.

Si andrà sempre di più verso una ricerca di liquidità che porterà a sostituire il lavoratore dipendente full-time con figure autonome. I lavoratori si troveranno quindi a competere per impieghi part-time, a tempo determinato o collaborazioni occasionali. Proprio a causa di questi problemi lo Smart Working potrebbe definitivamente prendere piede anche in Italia dopo la sperimentazione causata dall’emergenza pandemia.

Gli imprenditori infatti, gradualmente, andranno sempre più alla ricerca di professionalità capaci di trasmettere le proprie competenze attraverso un computer. D’altro canto lo Smart Working poteva essere applicato in Italia già da tempo ma questa modalità di lavoro sembra non essersi diffusa prettamente per alcuni pregiudizi culturali. Analizzando il mondo del lavoro si denota infatti che la maggior parte delle attività ripetitive possono ormai essere delegate alle macchine mentre all’uomo resta il compito di lavorare a livello intellettuale, maneggiando informazioni invece che materiali.

Il lavoro intellettuale può essere svolto da qualsiasi luogo, azzerando in questo modo i costi di spostamento e generando numerosi vantaggi a tutte le parti coinvolte nel processo lavorativo. A causa della spinta data dall’epidemia attualmente nel mondo si conta che ci siano circa 400 milioni di persone che lavorano da casa, segno che il cambiamento è ormai in atto e per molti versi irreversibile.

I nuovi modelli organizzativi sembrano ormai essere entrati nel tessuto lavorativo delle imprese e in vista della ripresa ordinaria dell’attività lavorativa è possibile che in molti casi si assisterà ad un’alternanza tra lavoro in sede ed attività casalinga, una via di mezzo che consentirà di far ripartire le imprese. Anche le persone sono ormai pronte al cambiamento, complice la diffusione di tecnologie come gli smartphone che consentono di comunicare e lavorare in ogni circostanza e da ogni posizione.

Questo aumento della disponibilità all’interazione digitale ha dato vita ad un elevato livello di preparazione della forza lavoro che al giorno d’oggi si approccia alle aziende con una disponibilità all’innovazione che fino a qualche anno fa era da considerare impensabile.

Anche sotto il punto di vista economico bisogna concentrarsi sullo Smart Working, capace di dar vita ad un incremento di circa il 15% della produttività di ogni singolo lavoratore, proiettando questo incremento su tutto il Paese, con almeno 5 milioni di lavoratori che possono lavorare con lo Smart Working, a fronte dei 305 mila attualmente impegnati con questa modalità di lavoro, si avrebbe un possibile incremento della produttività media in Italia di quasi 14 miliardi di euro, con una diffusione dello Smart Working soltanto del 70%.